Årets varetelling - unngå fellene!

Teller du varer?

Vet du hva som er konsekvensen av å ta med for mye eller for lite varer i tellingen?

Varetelling er en viktig oppgave som må gjøre minst en gang i året. Uansett om du har et lagersystem eller ikke, krever det at lageret telles, enten gjennom året med rullerende tellinger eller fullstendig telling pr 31.12.

Men hvordan unngår du fellene som kan koste deg dyrt?

Hva innebærer en varetelling?

En av årsakene til feil resultat i årsregnskap er ofte varelagervurderinger. En riktig telling innebærer også at du har gjort vurderinger og er sikker på at du har fått med deg alle varene. En varetelling er ikke bare formaliteter for å «tilfredsstille regnskapsavdelingen». Riktig varetelling er avgjørende for hvilket resultat bedriften får når årsregnskapet ferdigstilles.

Grunnleggende prinsipper i varetellingen

En varetelling bygger på noen grunnleggende prinsipper:

• Fullstendighet – alle mottatte varer er tatt med.

• Alle varer som ligger i varebeholdningen er faktisk til stede på selskapets lager eller i selskapet eie.

• Verdsettelse – varene er vurdert til korrekt verdi med redusert med mulighet for salgstap (ukurans) når det er aktuelt.

Hvilke konsekvenser innebærer feil telling?

Det er flere fallgruver ved å ta med for mye eller for lite varer i tellingen. Hvis du må ta alt på «husken» og ikke har et godt system for registrering, kan det være mye som har skjedd i løpet av året som har gått i den store «glemmeboka».

Ta notater og skriv ned underveis når noen «bare skal ta med noen varer ut til kunde» eller «bare skal ta med denne i bilen for å vise kunden». Når det er mange slik tilfeller i løpet av året, er det ikke sikkert at du lenger har kontroll på hvor varene befinner seg.

Hvis du teller feil eller har feil kostpriser på varene kan dette få store konsekvenser i resultatet.

Husk å telle alle varer

Alle varer som du eier og som skal selges eller brukes i vare- eller tjenesteproduksjon skal tas med i varetellingen. Ofte har du varer fordelt på lager, butikk og hos selgere. Teller du over flere dager, er det viktig å passe på alle bevegelser i varelageret underveis (varer som plukkes, kommer inn, sendes ut osv.). Har du varetelling over flere dager kan det skje store endringer hver dag. Får du inn mye nye varer en av dagene du teller uten å ta hensyn til dette, kan det fort endre resultatet ditt på årsregnskapet.

Lag deg gode rutiner i forkant! Alle som teller vare må ha gode instrukser.

Varer i arbeid

Har du varer som inkluderes i produksjonen må disse tas med på varetellingen. Dette gjelder både varer du skal bruke i produksjonen og varer som er delvis produsert og ikke ferdige produkter.

Varer i transport

Har du varer som er på vei inn? Disse må også tas med i varetellingen hvis du har mottatt faktura av din leverandør før nytt år.

Varer i kommisjon

Har du varer i kommisjon ute hos forhandler eller andre samarbeidspartnere må disse også telles og tas med. Har du selv varer i kommisjon fra andre, skal du ikke ta med disse i din egen varetelling.

Redusert resultat ved feil

Hvis varelageret registreres som mindre enn det som er reellt, kan det redusere resultatet ditt. Dette kan være årsakene til at det skjer:

• Det er ikke tatt hensyn til varer som er fakturert og på vei fra leverandør.

• Noen har tatt ut varer til demo.

• Noen har lånt med varer uten å levere tilbake.

• Varer er plukket og ikke fakturert på tellingstidspunktet.

• Noen varer ligger hos kunder og er ikke fakturert.

• Du har glemt å telle varer som ligger i kommisjon hos kunder.

• Varer som ligger i butikken, utstilling eller i andre avdelinger er ikke med på varetellingen.

• Et større antall av en vare ligger på flere steder og du er fornøyd når du finner 200 av 600 stk – finner ikke flere og har ikke registrert at de også finnes andre steder.

• Du har tatt produkter fra varelageret og leid disse ut til kunder.

• Varene er kjøpt inn til en lav valutakurs og betalt med en høyere kurs.

• Når det er mindre varer på lager, betyr det at du får høyere kostnader på varene du har solgt. Da blir resultatet dårligere. Har du et større varelager, kan det fort bli flere hundre tusener i dårligere resultat hvis du gjør feil.

Dette øker resultatet ditt ved feil

Når det er mye varer på lager, betyr det at du får mindre kostnader på varene du har solgt. Da blir resultatet bedre. Dersom dette er feil, kan det øke resultatet ditt:

• Varer i kommisjon fra leverandører – teller du opp dette vil resultatet ditt bli bedre enn reelt.

• Teller du varer som er fakturert og levert etter nyttår fra leverandør, øker dette resultatet tilsvarende.

• Vareprøver som er tatt med i varetellingen.

• Varene er kjøpt inn til en høy valutakurs og betalt med en lavere kurs.

Vurdering av varelagerverdien:

Det er ulike regler for hvordan varelageret skal verdsettes regnskapsmessig og skattemessig, og begge verdier skal fremkomme av telle-listene. Regnskapsmessig benyttes laveste verdi av anskaffelseskost og virkelig verdi. Skattemessig vurderes varene alltid til anskaffelsesverdien (for egenproduserte varer, tilvirkningskosten).

Mere informasjon om varelagertelling og vurderinger finner du bl.a. her i Altinn: