Når tallene ikke gir mening!
En viktig del av digitaliseringen av regnskapet ditt, er at du hele tiden har et regnskap som er løpende ført og ajour. Fakturaer og bilag sendes direkte inn i regnskapssystemet og blir bokført fortløpende.
Da har du god oversikt over din økonomiske situasjon hele tiden og kan lett se resultat, avvik og likviditet. Er det noe som ikke stemmer, kan du raskt avdekke avvikene. Regnskapsrapporter får du løpende hver andre måned.
De fleste økonomisystemene har også enkle dashboard hvor du lett daglig kan følge med enkle nøkkeltall som banksaldo, fakturering, salg, utestående til kunder, de største kundene og leverandørene mm. Dette er enkle tall som hele tiden hjelper deg å se bekrefte at økonomien er på riktig vei og slik som du selv oppfatter det.
Da regner jeg med at du også betaler alle regninger selv fra regnskapssystemet og dermed hele tiden har følingen med bedriftens likviditet. Du kan kan styre denne når du vet du snart har større utbetalinger som lønn og mva.
Utnytter du systemene, kan du også lett få prognoser på framtidig likviditet kjørt ut. Selv om regnskapsfører kan sørge for utbetalinger, er det alltid en fordel at du selv gjør dette. Det gir også en større sikkerhet på at du ikke får feil eller større fakturaer fra leverandører enn du forventer. Er det flere i bedriften som har godkjent og attestert fakturaer, får du jo en ekstra sjekk før betalingen utføres. Ingenting kan måle seg med at du har kontroll over din egen økonomi i selskapet.
Føles det ikke slik? Ikke din virkelighet?
Har du ikke oversikt over firma økonomien?
Du er ikke alene. Det kan være flere årsaker til dette. Det kan skyldes at du ikke har fått gode råd på hvordan du kan lettere kan strukturere hverdagen og bruke gode verktøy for å få bedre oversikt. Det kan også ha flere andre årsaker:
Mange fakturaer kommer direkte i posten og du må bruke mye tid på og skanne og sende disse til regnskapsfører
Du ser at flere fakturaer er feil og sender disse derfor ikke inn i regnskapssystemet.
Større avtaler med leverandører er holdt til side da du ikke vet hva regnskapsfører trenger av dokumentasjon
Du gjorde noen investeringer i biler eller annen type utstyr som ble finansiert, og glemte å sende inn disse til regnskapsfører.
Du har prosjektregnskaper som går over flere måneder og har derfor ikke oversikt
Du har mange kvittering/utlegg som ligger i diverse lommer, og du må ta et skippertak en gang i kvartalet for å sende inn.
Hva gjør du når tallene ikke gir mening? Regnskapet skal avspeile den økonomiske situasjonen din til enhver tid så godt det lar seg gjøre. Når det ikke blir riktig input, kommer det ikke noe fornuftig ut i andre enden heller. Alle har vel hørt uttrykket "Shit in - shit out".
Noe av årsaken kan også være at regnskapskontoret
ikke gir deg råd på hvordan du kan forenkle rutinene dine. Du føler hele tiden at kravene kommer i ettertid og må bruke mye tid på å finne bilag som er gamle.
ikke forstår virksomheten din og hvordan denne fungerer. Dermed er det også lett å gjøre feil og bruke mer tid.
ikke tar hensyn til at du har et varelager som endrer seg, prosjekter eller andre forhold som gjør at de må sette av kostnader og inntekter før du får regnskapsrapporter.
ikke har forklart deg hvordan du lettere kan få automatisert enkelte oppgaver som inkasso, fakturering, bank utbetalinger, integrasjoner med andre systemer.
bare blir en leverandør som hele tiden sender purringer på bilag, og krever oppfølging som du selv ikke føler du er i stand til.
“Jeg setter bort regnskapet for å få mer tid selv - hvorfor må jeg da ha mer fokus på regnskap og økonomistyring?” Det er en feilaktig oppfatning å tro at ved å sette bort regnskapet, behøver du ikke tenke på å ha gode rutiner for å levere input som trengs til å føre dette. Ingenting kan gjøres intravenøst.
Det er alltid et samarbeid mellom regnskapsbyrå og kunde som gir suksess. Er du en av de som hater regnskap og tall, påvirker det deg ofte når du skal tilrettelegge bilag og ordne med det "hersens" regnskapet. Ofte får du slike følelser fordi du aldri har hatt et forhold til tallene. Noen ganger er det noen enkle grep som skal til for at du kan få orden og system og få en bedre hverdag. Jo lenger du venter, jo større blir problemene - og kostnadene.
Etter å ha vært i regnskapsbransjen i mange år, hjelper jeg kunder med økonomioppfølging og er ofte kontaktperson mellom regnskapskontoret og kunden.
Det er gjennom en åpen prat hvor jeg forstår din virksomhet og din forståelse for regnskap. Jeg ser hvordan vi kan hjelpe deg på best mulig måte. Da kan jeg lettere tilrettelegge rutiner for en god regnskaps oppfølging.
Du skal ikke bli noen verdensmester i regnskap og økonomistyring. Du må imidlertid være villig til å gjøre selv for å få en bedre struktur og rutiner. Er du selv innstilt på å gjøre noen endringer sammen med meg, kan jeg hjelpe deg.
Jeg opplever at de som ikke selv ønsker å gjøre en innsats, kan jeg ikke hjelpe. Bilag og struktur kommer ikke "automagisk" på plass uansett hvilket regnskapsbyrå du bruker. Utfordringene og problemene vokser.
Med en liten dose hjelp til selvhjelp, noen gode verktøy og rutiner, har du en god start, Har du en kundeansvarlig som forstår dine utfordringer og gir deg noen råd innimellom, og som du samtidig har en god kjemi med, kommer du langt. Da vil du oppleve at du selv kan ha mer fokus på din egen drift.
Bonusen blir at du selv også får en bedre forståelse for tallene.
Når du selv begynner å få et forhold til regnskapet ditt og tallene som betyr noe for deg, vil du oppleve at det blir "moro" :)
Ikke moro? Når du opplever at du kan ha mer fokus på driften din og du tjener penger, kan jeg love deg at det blir moro!
Denne artikkelen ble skrevet av meg og første gang publisert gjennom ECIT Trondheim på Linkedin 27. juli 2022
