Prøvetid i ansettelse!
Prøvetid i ansettelse:
Hvordan du kan skape en positiv opplevelse, tillit og god kultur for oppriktige tilbakemeldinger for begge parter!
Prøveperioden er en gylden mulighet til å bygge en god tilbakemeldings kultur og legge noen gode rammer for videre arbeidsforhold.
Ikke alle ledere i dag vet at ansatte ønsker gode og jevnlige tilbakemeldinger på deres arbeidssituasjon - både positive og tilbakemelding om hvor det er forbedringspotensialer.
Hverdagen "spiser deg opp" hele tiden. Nå skal du også få en ny ansatt og bruke mye tid på å få vedkommende inn i stillingen og fungere selvstendig. Da er det lett å tenke på hvordan du kan bruke minst mulig tid i en hverdag som fra før er travel.
Prøveperioden er en utmerket mulighet til å bygge tillit for åpenhet og gode tilbakemeldinger. Når man er ferdig med prøveperioden, ender det lett opp i at hverdagen tar deg og en årlig medarbeidersamtale er ofte den eneste oppriktige samtalen du får med ansatte. Resultatet av denne er ofte betinget av "hvor ærlig og direkte" en medarbeider oppfatter at det er kultur for i firmaet. Hvis den ansatte oppfatter at takhøyden er stor og at alle type tilbakemeldinger er akseptabel, får du også ærlige og oppriktige forslag som hjelper deg i videre ledelse.
Hovedmålsettingen i prøveperioden må være:
Avklare om forventninger til hverandre fortsatt stemmer
Skape tillit og vaner for en åpen kommunikasjon begge veier
Hele tiden repetere punkt 1 og 2 og justere kursen videre.
Prosessen er hele tiden dynamisk og kan endre seg underveis.
Hva er egentlig den formelle rammen rundt en prøvetid?
Er arbeidstakeren ansatt med en prøvetid gjelder en gjensidig oppsigelsesfrist på 14 dager med mindre noe annet er skriftlig avtalt eller fastsatt i tariffavtale. I prøvetiden regnes oppsigelsestiden fra den datoen den er mottatt av den andre parten.
En prøvetid er ofte ansett som en mulighet fra arbeidsgivers side til lettere å si opp en arbeidstaker hvis den ikke fungerer i stillingen. Imidlertid gir det også arbeidstaker mulighet til raskt å si opp jobben med en kortere frist - 14 dager. Det gir derfor begge parter mulighet til å se om man er det rette for hverandre. En prøvetid avtales opptil 6 måneder.
Blir arbeidstaker som skriftlig er ansatt på en bestemt prøvetid, sagt opp, må oppsigelsen være begrunnet i arbeidstakers tilpasning til arbeidet, faglige dyktighet eller pålitelighet.
Det er ikke det samme krav som når du må gå til oppsigelse utenom prøveperioden. Da er kravet for oppsigelse mer omfattende.
Alle nye medarbeidere er motivert når de begynner i ny jobb.
Din oppgave er sørge for at de ikke demotiveres!
Ansettelse er en større investering - hvordan kan du sikre denne best mulig?
En ansettelse i dag er ofte en lengre prosess som er dyr både i forkant, og i introduksjonsprogrammet før den nyansatte er kommet helt inn i jobben og fungerer som forventet.
Ofte har du lagt en plan på introduksjon og opplæring som varierer helt i fra at vedkommende får innføring første uken og må klare seg selv resten ved hjelp av kollegaer, eller en plan som går over flere måneder.
Det man ofte undervurderer i prøveperioden er verdien av muligheten for å skape gode forventningsavklaringer, bygge en god tilbakemeldings kultur og sikre at den ansatte er trygg på, og har en tillit til at det er mulig å foreta åpne og direkte samtaler med sin leder.
Det er nå du skal sikre investeringen din gjennom en god oppstart og en prøveperiode hvor dere begge får prøvd ut hverandre som arbeidsgiver og arbeidstaker.
I denne perioden er det lett å være grundig i starten og tenke at nå fungerer egentlig ting greit - behøver ikke følge opp så nøye resten av planen.
De 6 viktigste månedene i arbeidsforholdet
Din nye medarbeider skal nå introduseres til din bedrifts kultur og tilpasse seg en ny hverdag. Medarbeideren formes av alle inntrykk som kommer underveis fra andre medarbeidere, snakk, adferd hos ledelsen - alt som fanges opp i korridorene, og trekker selv konklusjoner ut i fra inntrykk som vedkommende får i arbeidsmiljøet.
Da har man behov for å få justert kursen underveis fra deg som leder og bli trygg på forventninger bedriften har både til arbeidsmåte og innsats.
Åpenhet og kommunikasjon mellom deg som leder og den nye medarbeideren er derfor helt avgjørende for et langsiktig og godt arbeidsforhold.
Et godt introduksjonsprogram (onboarding)
Lag et godt introduksjonsprogram som du hele tiden ajourfører. For hver ansettelse er det alltid noen nye momenter som dukker opp og det er derfor viktig at planen din hele tiden ajourføres og er dynamisk.
Planen bør inneholde alt i fra hvilke tilganger den nyansatte skal ha, arbeidsutstyr, informasjon, rutiner, opplæring til praktiske ting i hverdagen.
Selv om enkelte deler av planen er tilpasset stillingen er mesteparten allikevel felles for alle ansettelser. Vi glemmer ofte alle banaliteter som vi tar for gitt i hverdagen etter flere år - alt som er verdt å vite av "uskrevne og skrevne" lover i bedriften.
Sørg derfor å ajourføre disse opplysningene jevnlig så glemmer du ikke noen vesentlige selvfølgeligheter som er viktig.
"medarbeidersamtaler" underveis i prøveperioden
Jeg anbefaler deg å ta månedlige medarbeidersamtaler i prøveperioden. Det er gjennom disse samtalene den ansatte danner seg et inntrykk av hvordan ting egentlig er og hvordan de egentlige "reglene og kultur" for tilbakemeldinger i bedriften er i praksis.
Det er her du har mulighet til å vise at det du har sagt i samtalene når du selv har solgt inn bedriften, - også gjelder i det daglige. Det er ved din egen adferd du også signaliserer til den nye medarbeideren om du egentlig vil ha tilbakemeldinger eller ikke. Det viser du gjennom hvordan du takler og besvarer spørsmål og forslag. Er du bevisst på hvordan din adferd som leder påvirker den ansatte, har du nå mulighet til selv å få gode og oppriktige tilbakemeldinger framover.
Dette er "sannhetens øyeblikk" hvor tillit til deg som leder etableres.
Viser du at du ikke liker nye forslag, trekker på det, dette har vi prøvd før, jeg har dårlig erfaring med dette, spiller det ingen rolle om hva du har sagt tidligere. Du blir lett gjennomskuet. Da kan jeg garantere deg at du "slipper" slike spørsmål i framtiden.
Er du nøye i denne perioden, vil du etablere en tradisjon for jevnlige medarbeidersamtaler hvor gjensidig evaluering foretas. Jeg kan garantere at gjør du dette på riktig måte, vil du knytte den nye medarbeideren til deg, skape tillit, og lettere forutse og forebygge framtidige frustrasjoner.
Avtal derfor månedlige medarbeidersamtaler med nye ansatte fram til prøveperioden er over. Sørg deretter for oftere samtaler enn 1 gang årlig. Nå har du etablert en kultur for ærlig og oppriktig samtale med tilbakemeldinger. Dette må pleies videre for å fortsatt får den gode effekten.
Gi konkrete tilbakemeldinger på arbeidet og vær nysgjerrig
Det er bra jobba! - er ikke en god tilbakemelding. Si i stedet: jeg er veldig fornøyd med den måten du har løst (problemstillinger)- spesielt likte jeg.......... Vær konkret i alle tilbakemeldinger så får du enda bedre innsats framover på disse områdene. På denne måten viser du hva du er fornøyd med og din medarbeider tar til seg at dette kan jeg gjøre mer av.
Er det noe du er misfornøyd med er det en fordel å være nysgjerrig og spørre - hvorfor valgte du å løse denne oppgaven på den måten? Hva hvis du hadde gjort slik............ Hvis du hadde gjort enda mer av ........ ville det vært fint.
Spør om hva du som arbeidsgiver og leder kunne gjort annerledes i perioden, og hva du kan gjøre bedre framover på hvert møte.
Svar tydelig på spørsmål og forslag.
Unngå svar som vi får se på det - skal ta det under vurdering. Hvis du ikke kan svare på forslag så si heller jeg skal gi deg en tilbakemelding på dette i løpet av ........ Sørg da for at du faktisk gir en konkret tilbakemelding - ingen tilbakemelding er begynnelsen til en frustrasjon.
Vær åpen og direkte om hvorfor du svarer slik du gjør. Det skaper tillit. Hvis medarbeider oppfatter at du "holder tilbake" skaper dette kun en oppfatning om at du ikke er oppriktig. Det er det samme som manglende respons.
Sørg for at medarbeideren har forstått tilbakemeldingen og at dere begge er innforstått og oppfattet det riktig. En tilbakemelding som først må du jobbe med dette før du kan ta andre oppgaver, kan oppfattes på forskjellig måte hvis din medarbeider tror dette gjelder i 3 måneder og du selv mener første året.
Hva gjør du hvis dere ikke er en god match?
Hvis du har gjennomført planlagte medarbeidersamtaler gjennom prøveperioden, er sjansen stor for at dere begge har en felles mening om dere passer sammen eller ikke.
Da har begge parter hatt god tid til å avklare om forventninger til hverandre stemmer med virkeligheten.
Å avslutte et arbeidsforhold på dette tidspunktet anses av mange som et nederlag både for arbeidsgiver og arbeidstaker. Imidlertid sparer det både den ansatte og bedriften for mange bekymringer og kostnader ved å avslutte et arbeidsforhold som ikke fungerer på dette tidspunktet.
Det behøver ikke være at noen har gjort en dårlig jobb. Det kan like gjerne være at forutsetningene ikke stemte med forventningene.
Det er en god investering å bruk tid i denne perioden på en god oppfølging - også hvis dere finner ut at det er best å avslutte arbeidsforholdet.
Månedene går raskt og plutselig er perioden over. Å gå inn i en fast ansettelse med dårlig magefølelse, misforståelser, frustrasjoner er ingen god start på et langvarig arbeidsforhold. Ting har lett til å bygge seg opp over tid og kan ende opp i et surnet arbeidsforhold, medarbeidere som søker seg bort, arbeidstvist mm.
Da er du heller glad for at du brukte litt ekstra tid i en kortere periode.
Oppsummering
Lag en god skriftlig plan for introduksjon av den ansatte (introduksjonsprogram). Ajourfør denne løpende med en gang du oppdager mangler og forbedringer.
Gå igjennom planen med den ansatte - diskuter om det er noe vedkommende tenker på som burde være med. På denne måten sikrer du også involvering fra dag en.
Avtal sammen hvordan planen skal følges opp underveis. Hvilke tilbakemeldinger ønsker den ansatte - hvilke tilbakemeldinger ønsker du som arbeidsgiver i perioden.
Sørg for at planen holdes og at den ikke forsvinner i skuffen.
Avtal månedlige medarbeidersamtaler i prøveperioden uavhengig av introduksjonsprogrammet.
Etabler tillit og bygg en god tilbakemeldings kultur gjennom de månedlige medarbeidersamtalene. Det er like viktig med riktig kommunikasjon i medarbeidersamtalene som en god introduksjons plan.
Sørg for enkle skriftlige referat fra de månedlige medarbeidersamtalene.
Når du er ferdig med prøveperioden og medarbeideren har fått en fast stilling, fortsett med jevnlige medarbeidersamtaler hvor dere "vurderer" hverandre og evaluerer arbeidet.
Nå har dere begge skapt et tillitsforhold og gode vaner hvor dere jevnlig kan vurdere hverandre og sette nye mål med stillingen.
Lykke til!
