Digitaliser ditt styrearbeid!
Digitaliser ditt styrearbeid og ta i bruk en digital styreportal du også!
Det er nå blitt viktigere for alle bedrifter, foreninger og ideelle organisasjoner å ha en god struktur og «orden i huset», spesielt når det gjelder styre- og utvalgsarbeid.
Flere er etter hvert blitt smertelig oppmerksom på at ansvaret som styremedlem er blitt et reelt ansvar som kan få økonomiske og personlige konsekvenser hvis ikke styrearbeidet og nødvendige styreprotokoller er på plass. Da er det også viktig å ha samlet dokumentasjon på hvilket grunnlag avgjørelser ble tatt på.
Vi mottar alle så mye informasjon i løpet av hverdagen og alt skal sorteres, arkiveres og tas fram når du har behov for å finne informasjonen. I tillegg gjør kravene om GDPR at du må vurdere hvilken type informasjon du deler og sender på epost.
Husker du alltid å legge styredokumentene sammen med styrereferater slik at du til enhver tid har oversikt over på hvilket grunnlag og dokumenter vedtakene ble tatt?
Kjenner du deg igjen i at…
Fortrolige og sensitive styredokumenter distribueres via e-post.
Det mottas styredokumenter fra eksempelvis revisor, sekretær og andre som ikke er medlem av styret.
Styredokumenter arkiveres lokalt hos det enkelte styremedlemmet – ofte i et e-post-program.
Styret ikke har tatt stilling til IT-sikkerheten for korrekt håndtering av styredokumenter.
Du samler inn dokumenter fra flere e-poster og egne arkivsystemer før hvert styremøte.
Styrets historiske dokumenter og referater ikke er samlet ett sted, og dermed ikke er tilgjengelige for alle styremedlemmer.
Forenkle og strukturer styrearbeidet med en digital styreportal.
Det finnes i dag flere styreportaler hvor du kan utføre alt styrearbeid digitalt og samle alle dokumenter som vedrører bedriften din på ett sted.
Du kan selv velge hvor store deler av systemet du ønsker å bruke enten du jobber helt digitalt i alt styrearbeidet, eller på deler av prosessene.
Portalene kan du også bruke med samme funksjonalitet og egen tilgang, hvis du har arbeidsutvalg eller prosjektgrupper, .
I en digital styreportal kan du også
lage agenda til styremøte med saksframstilling
Sende ut innkalling fra systemet til styrets medlemmer
laste opp og legge ved aktuelle dokumenter til styremøtet under hver sak.
Noterer du vedtak under hver sak, produserer systemet en protokoll
Protokollen kan signeres elektronisk av alle deltakerne.
I styrearbeidet skal du også kunne lage dine egne notater, notater på dokumentene til styremøtet, eller utveksle notater med andre medlemmer elektronisk, slik at du er forberedt
og har alt klart til styremøtet.
Flere systemer har mulighet til å lage et års hjul med plan for type saker som styret skal behandle gjennom året.
Har portalen mulighet for arbeidsrom, kan også deler styret eller andre som involvert lett tildeles tilgang til arbeidsrom og jobbe digitalt med saker som ansettelser, personalsaker, strategiprosesser eller saker hvor man ønsker å involvere noen eksterne i prosessene.
Har du en styreportal med e-signerings funksjon kan du sende dokumenter som krever underskrift fra deler eller hele styret til digital signering.
Her kan du også i egne mapper samle annen aktuell informasjon om virksomheten som årsregnskaper, avtaler, og andre aktuelle dokumenter.
Da har du en komplett virksomhetsinformasjon tilgjengelig til enhver tid for andre som du ønsker skal få tilgang som nye styremedlemmer, revisor, evt due diligence mm i forbindelse med en mulig salg av virksomheten.
Er du interessert i en prat om utfordringer om styrearbeid, eller hvordan du kan digitalisere styrearbeidet ditt, ta gjerne kontakt med meg for en uformell prat og erfaringsutveksling.
