Få "kjerring og unger"​ ut av styrerommet!

Nå fikk jeg kanskje ditt fokus og oppmerksomhet med en gang. Du tror dette handler om diskriminering av hvem som skal sitte i styret.

Jeg vil derfor presisere følgende:

Jeg ønsker alle som er bevisst på hvilket ansvar de påtar seg og har lyst til å jobbe i et styre, velkommen inn i styrene.

Vi trenger flere som tar styrearbeid på alvor. Vi trenger flere kvinner i styrene. Vi trenger flere som har et annet syn og andre tanker enn de tradisjonelle. Vi trenger flere som har lyst til å lære mer.

Er du ikke bevisst på hvilket ansvar som følger med en styreposisjon, kan du lett påføre andre i din nærmeste familie et større ansvar og risiko enn de selv er klar over.

Er du en av dem som driver en risikosport i styret?

Hvis du ikke avholder styremøter og ikke har referat fra beslutninger og vurderinger som er foretatt i selskapet, driver du en risikosport. Du er kanskje ikke selv bevisst på dette, men du utsetter deg selv og selskapet for en ukjent risiko.

Hvis du i tillegg har tatt med familiemedlemmer og venner i styret som er ukjent med styrearbeid og ansvaret de påtar seg som styremedlemmer, utsetter du disse for den samme risiko.

Risikoen du løper avhenger også av hvilken type virksomhet du driver og den økonomiske situasjonen din. Du må derfor være bevisst hvilken risiko du løper for din egen virksomhet.

Det er som med alt annet i livet - du behøver ikke - men må selv ta konsekvensene. I denne artikkelen har jeg mer fokus på ansvaret enn hvorfor du egentlig må ha et fungerer styre, og styrearbeid generelt.

Hva er egentlig risiko og ansvaret ditt i styret?

De fleste tenker - det er jo min bedrift. Jeg har full kontroll over bedriften og tar mine egne beslutninger. Jeg sitter jo selv både som eier, daglig leder og styreleder. Det er vel derfor ikke nødvendig å skrive protokoller.

Dette er tilbakemeldinger jeg ofte hører fra mindre bedrifter. Som regel tar du også beslutningene selv, og medlemmene i styret fungerer kun som navn og et "alibi".

Det mange undervurderer er at er bedriften organisert som et AS, er dette en egen juridisk enhet med lover og forordninger som skal overholdes. Som eneeier må du derfor forholde deg til ditt eget aksjeselskap som en annen part.

Det er styret som setter mål for virksomheten, organiserer arbeidet og utøver kontroll.

Styret skal:

• Føre tilsyn med virksomhetens aktivitet og den daglige ledelsen. Dette betyr at styret skal sørge for at virksomheten er forsvarlig organisert, har klare ansvarslinjer og kvalifisert personell.

• Holde seg orientert om virksomhetens økonomiske stilling.

• Påse at selskapet har en forsvarlig egenkapital og likviditet i forhold til risiko og omfang av virksomhetens aktivitet. Hvis styret finner at egenkapitalen ikke er forsvarlig, plikter styret straks å foreslå tiltak og innkalle til generalforsamling.

• Påse at virksomheten har tilstrekkelige planer, budsjetter, økonomiske rapporter, forsikringer, retningslinjer og eventuell revisjon.

• Ansette/avsette daglig leder.

• Kontrollere at daglig leder følger planer og rapporteringsrutiner. Styret kan fastsette instruks for daglig leder. Har ikke selskapet daglig leder skal det øvrige styret føre tilsyn med styreleder som i slike tilfeller utøver funksjonen som daglig leder.

Hvilke situasjoner kan oppstå hvor styret blir ansvarlig?

Se for deg at du ikke har forsikringer på hus eller bil. Det fungerer helt greit helt til bedriften eller huset ditt brenner ned, eller du kjører på et annet menneske uten forsikring på bilen din.

Det samme er det med ansvaret du har som medlem i styret.

Det er spesielt noen type ansvar hvor din risiko er spesielt stor.

1. Styret har ikke noen vurderinger av hvorfor de har valgt å gjøre det de gjør. Dette er spesielt viktig i saker som har med økonomi når bedriften går med underskudd og risikerer å melde oppbud/konkurs i en senere fase.
   Dette kan også gjelde valg i skattemessige forhold hvor man velger en måte å tolke reglene på som senere viser seg at skatteetaten mener er feil.

2. Det finnes ingen referater som viser at styret har vurdert om selskapet har tilfredstillende rutiner og følger lover og regler som har relevans for virksomheten.

Etter aksjeloven kan styrets medlemmer ilegges erstatning for økonomisk tap som har oppstått ved uaktsomhet.

Dette er et strengt ansvar, fordi man forventer en høy grad av aktsomhet fra de som er i denne type posisjoner. Ansvaret er individuelt og personlig for det enkelte styremedlem.

En forsikring fritar deg ikke fra ansvar når det er snakk om uaktsomhet. Da er vi tilbake til skriftlige rutiner og styrearbeidet. Ingen rutiner, ingen vurderinger, ingen protokoller, ingen risikovurderinger, er det samme som at du ikke har tatt hensyn til og ikke har et aktivt forhold til de lover og regler du er satt til å påse at bedriften følger.

Se for deg følgende tilfeller som oppstår:

• Selskapet driver produksjon eller anleggsvirksomhet hvor det skjer en arbeidsulykke. Det viser seg at selskapet ikke har fulgt lover og regler og har ikke nødvendig risikovurderinger på HMS og rutiner på sikkerhet. Ingen styrepapirer - ingen vurderinger.

• I forbindelse med en leveranse av et produkt, eller andre type tjenester, skjer det følgeskader som får store konsekvenser for andre leverandører og kunder. Hvilken kvalitetssikring og rutiner har bedriften din? Hvilke risikovurderinger har du tatt i forhold til sikkerhet på produktet du har levert? Ingen styrepapirer - ingen vurderinger.

• Selskapet går konkurs og du har gjort det du kan selv for å redde selskapet - prøvd alle mulige måter å øke omsetning og skaffe nye kunder. Hvor er dine vurderinger på situasjonen og tiltak underveis? Bobestyrer finner ut at du var insolvent for 6 måneder tilbake og du kommer i et personlig ansvar ved å ikke å ha foretatt deg noe underveis. Ingen styrepapirer - ingen vurderinger.

• I forbindelse med en større leveranse blir du økonomisk ansvarlig for en feil som gjør at kunden taper store penger og selskapet ditt får et erstatningskrav mot seg. Kunden henviser til uaktsomhet i din virksomhet. Ingen styrepapirer - ingen vurderinger.

Erfaringen i løpet av de siste årene er at man oftere henvender seg mot styret med erstatningskrav. Dette gjelder spesielt der hvor styret ikke har gjort sin plikt, og dermed har handlet uaktsomt.

Der er lov å ta feil, det er lov å ta risiko da all næringsvirksomhet er forbundet med risiko og muligheter for å gjøre feil. Det er imidlertid ikke lov å ikke ta vurderinger og å ikke følge opp ansvar som styret har. Har styret ingen vurderinger, ingen referater som viser hvilket grunnlag beslutninger er tatt på, ingen behandling av bedriftens oppfølging av HMS og andre lovpålagte forhold, er det det samme som ingen vurderinger i praksis.

Ofte blir det tatt "styremøter" over middagsbordet og mange av de formelle vurderingene er tatt fortløpende i hverdagen. Imidlertid er det ikke skrevet ned i form av et styrereferat. Ingen styrepapirer - ingen vurderinger.

Det holder heller ikke å vise til at daglig leder har ansvaret når styret ikke har fungert og ikke er seg sitt ansvar bevisst. Som styremedlem er du selv ansvarlig for å sette deg inn i ansvaret - kan ikke dekke deg bak at styreleder eller daglig leder ikke har kalt inn til styremøte.

Mitt budskap til deg som har med familie og venner i styret:

1. Ingen skal være i et styre bare for at du skal ha noen navn.

2. Vurder hvilken risiko du påfører dine nærmeste når du tar de med i styret

3. Sørg for at de er bevisst på ansvaret de påtar seg når de går inn i styret

4. Involver gjerne din familie i bedriftens aktiviteter selv om de formelt ikke sitter i styret.

5. Skriv referater som beskriver hvilke vurderinger som ligger bak beslutningene, og at selskapet har løpende har vurdert ansvar som skal følges opp.

Har du erfaringer selv med dette og vil dele det med meg, er jeg glad for en prat og høre nærmere. Ta gjerne kontakt med meg på Linkedin.